Apa dampaknya jika audit fungsi pembelian tidak dilakukan

ANALISIS AUDIT OPERASIONAL UNTUK MENILAI EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS PRODUKSI

Efisiensi dan Efektifitas Promosi

EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI FUNGSI KEUANGAN MELALUI AUDIT OPERASIONAL

Aktivitas pembelian merupakan aktivitas yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan kita. Setiap harinya, kita pasti melakukan pembelian baik untuk kebutuhan primer, sekunder, atau bahkan tersier.

Hal yang sama juga berlaku bagi perusahaan yang dalam menjalankan operasionalnya, tidak dapat lepas dari aktivitas pembelian, baik pembelian bahan baku produksi maupun barang pendukung operasional lainnya.

Namun, ada 1 (satu) hal yang membedakan aktivitas pembelian kita dan perusahaan, yaitu pembuatan dokumen bernama PO (Purchase Order).

Baca Juga:
Pahami 2 Metode dalam Mencatat Persediaan Barang Dagang!
Tahap Perencanaan dalam Proses Audit Laporan Keuangan
Pencatatan Dividen dalam Akuntansi
Gampang! Pahami Faktor Permintaan dan Penawaran dalam Ekonomi

Untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari, kita tidak perlu membuat PO. Kita hanya perlu pergi ke supermarket atau pasar terdekat dan membeli barang yang kita butuhkan. Sebaliknya, perusahaan perlu membuat dokumen PO sebelum melakukan aktivitas pembelian apapun.

Baca Juga:
Bagaimana Cara Menghitung Payroll Gaji Karyawan?
Stock Opname: Pemahaman dari Sudut Pandang Operasional dan Audit
Bagaimana Cara Membuat Jurnal Penutup dalam Siklus Akuntansi?
Membuat SIUP dengan Cepat dan Mudah, Bisa Online Juga Loh!

Mengapa demikian? Mengapa perusahaan harus membuat dokumen PO terlebih dahulu? Bukankah akan lebih efisien dari segi waktu jika perusahaan langsung membeli barang yang diinginkan?

Tidak seperti pembelian kebutuhan hidup sehari-hari, perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang tinggi. Dengan demikian, harga yang harus dibayarkan perusahaan untuk aktivitas pembelian ini pun akan jauh lebih tinggi dibandingkan pembelian kita sehari-hari.

Setelah PO dibuat dan diberikan kepada supplier, maka PO menjadi kontrak tertulis antara perusahaan dan supplier. PO berfungsi sebagai dokumen yang merekam transaksi pembelian secara detail.

Untuk memenuhi fungsinya ini, pada umumnya dokumen PO memiliki informasi sebagai berikut:

Nomor PO untuk memudahkan rekapitulasi dan pengecekan PO.
Informasi Supplier (Nama, alamat, dan nomor telepon) untuk memastikan bahwa perusahaan melakukan transaksi dengan supplier yang sudah terotorisasi dan bukan supplier fiktif.
Nama Barang. Perusahaan melakukan pembelian dengan frekuensi yang tinggi, sehingga nama dan detail barang yang dibeli pada satu waktu harus tertera dalam PO.
Kuantitas yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini akan mencegah terjadinya pembelian berlebih.
Harga. Pada umumnya, perusahaan memiliki database berisi supplier dan harga barang yang ditawarkan. Harga yang tertera pada PO akan memberikan informasi apakah harga yang dikenakan atas barang/jasa sesuai dengan database yang dimiliki perusahaan. Hal ini akan mencegah pengenaan harga yang lebih tinggi maupun lebih rendah dari seharusnya.
Pajak
Tanggal Pembelian yang memudahkan perusahaan dalam membuat spending report dan melakukan prediksi (forecasting) biaya. Informasi ini juga dapat mencegah perusahaan melakukan pembelian berlebih atas barang yang sudah pernah dipesan sebelumnya (duplicate payment).
Tanggal Pengiriman Barang yang memudahkan perusahaan untuk mengetahui kapan barang akan dikirimkan dan mempersiapkan personel untuk menerima serta melakukan pengecekan atas barang yang dipesan.
Approval, bukti approval atau persetujuan yang terdapat dalam PO menjadikan PO salah satu dokumen pengendalian internal dalam perusahaan. Approval memberikan bukti bahwa transaksi pembelian yang dilakukan sudah sesuai kebutuhan dengan harga dan kuantitas yang tepat. Dengan dibuatnya dokumen PO, risiko tindak kecurangan dalam siklus pembelian perusahaan dapat diminimalisir.

Pemberian nomor PO memudahkan perusahaan dalam membuat rekapitulasi PO. Rekapitulasi PO yang terstruktur dengan rapi dapat membuat manajemen perusahaan membuat keputusan berbasis data (data-drived decision making) dengan lebih tepat dan terarah.

Berbicara dalam lingkup perusahaan, tentu segala bentuk keputusan yang diambil manajemen menjadi sangat krusial. Selain keputusan, perusahaan juga dapat melakukan pengendalian biaya (cost control) dan prediksi (forecasting) terkait kegiatan operasional.

Sebagai contoh, perusahaan dapat memprediksi berapa unit yang akan diproduksi di periode selanjutnya dengan mempertimbangkan berapa unit yang dibutuhkan dalam produksi periode ini, dan informasi yang menyokong aktivitas prediksi tersebut terdapat dalam PO. Sedikit kesalahan dalam keputusan dan prediksi manajemen dapat memberikan dampak yang cukup signifikan terhadap kegiatan operasional.

MAKALAHAUDIT MANAJEMEN

AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

FALKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI

UNIVERSITAS JAMBI

TAHUN 2013

KATA PENGANTAR

Tiada kata yang paling awal penyusun ucapkan, selain puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena limpahan rahmat dan hidayahnya sehingga penyusun dapat menyelesaikan Makalah Audit Manajemen ini tepat pada waktunya dengan judul Audit Fungsi Pembelian. Shalawat dan salam tak lupa kami sampaikan kepada junjungan nabi besar Muhammad Shallallahu Alaihi Wasallam.

Berkat kerja sama dengan semua pihak, kami dapat menyelesaikan makalah ini. Sudah sepantasnya kami menghanturkan terimah kasih yang sedalam-dalamnya kepada :

1. Dosen pembimbing mata kuliah Audit Manajemen, Fakultas ekonomi jurusan akuntansi, Universitas Negeri Jambi.

2. Teman-teman yang telah memberikan inspirasi dan partisipasi dalam penyelesaian makalah ini, tanpa disebutkan satu persatu.Tidak ada hasil karya manusia yang sempurna. Begitupun dengan hasil penulisan makalah ini, masih banyak terdapat kekurangan. Karenanya kritik dan saran sangat kami butuhkan untuk perbaikan yang akan datang. Semoga makalah ini bisa memberikan inspirasi dan dapat bermanfaat bagi kita semua.

Jambi, 03 Desember 2013

Kelompok 2DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..i

DAFTAR ISI ii

BAB IPENDAHULUAN1.1. Latar Belakang Masalah .....1

1.2. Rumusan Masalah ......................1BAB IIPEMBAHASAN 2.1. Pengertian Audit Fungsi Pembelian22.2. Tujuan Audit Fungsi Pembelian..............22.3. Ruang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi Pembelia..32.4. Fungsi fungsi Utama Audit Pembelian.....52.5. Pedoman Audit Pembelian..................62.6. Hasil audit manajemen fungsi pembelian............72.7. Tata Cara Pemilihan Penyedia Barang82.8. Tata Cara Pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi.................92.9. Perencanaan Umum Pengadaan Barang/Jasa 10 Kasus Audit Funsi Pembelian14BAB IIISIMPULAN

3.1. Simpulan ..........................................19DAFTAR PUSTAKA ....iiiBAB I

PENDAHULUAN1.1. LATAR BELAKANGKegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dan kegiatan pengedaan pada instansi pemerintah atau perusahaan selain manufaacture memegang peranan yang sangat penting, karena dari sinilah proses operasional perusahaan dimulai. Kegiatan pembelian dapat terus berlangsung baik apabila prosedur pencatatan dan pembayaran hutang juga terselenggara dengan baik. Untuk itu perlu adanya pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan perusahaan. Berdasarkan evaluasi yang dilakukan ditemukan beberapa kelemahan antara lain; perusahaan tidak memiliki job description secara tertulis, fungsi permintaan pembelian dilakukan oleh bagian pemasaran, transaksi permintaan pembelian dan pesanan pembelian dilakukan secara lisan tanpa dokumen tertulis, fungsi penerimaan barang dilakukan oleh bagian pembelian, tidak dibuatnya check register dan voucher register, bukti kas keluar tidak dicap Lunas, tidak adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas.

1.2.RUMUSAN MASALAHBerdasar pada permasalahan yang ditemukan, dapat dilihat bahwa fungsi pembelian dan pencatatan utang belum cukup memadai. Untuk itu diajukan beberapa saran perbaikan bagi manajemen perusahaan yaitu; dibuatnya job description secara tertulis dan pembagian tugas bagi masing-masing bagian, permintaan pembelian sebaiknya melalui gudang untuk itu harus ada kordinasi antara bagian gudang dengan pemasaran, ciptakan sebuah dokumen tertulis atas transaksi permintaan pembelian dan pesanan pembelian, tugas penerimaan barang dapat diserahkan kepada bagian gudang, buat check register dan voucher register untuk setiap pengeluaran giro dan bukti kas keluar, beri cap/tanda Lunas pada payment voucher yang sudah lunas, perlu adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan yang belum lunas sedini mungkin.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. PENGERTIAN FUNGSI PEMBELIAN Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produkproduk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utana dn tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian yang efektif pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.

2.2. TUJUAN AUDIT FUNGSI PEMBELIANTujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok Sebuah audit manajemen dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan. Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan mengalami ketidakefisienan biaya dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari Proses audit manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh perusahaan yang benar-benar memiliki fungsi pembelian (departemen pembelian). Asumsinya, bahwa semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian (atau seseorang) yang terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan

2.3.RUANG LINGKUP FUNGSI PEMBELIAN DAN KONSEP AUDIT MANAJEMEN FUNGSI PEMBELIANFungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat menunjang operasional perusahaan.Audit manajemen fungsi pembelian harus dilakukan dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan tidak sampai terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan secara keseluruhan. Sasaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada perusahaan. Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami meliputi hal-hal berikut.

1. Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.

2. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada tingkat yang aman

3. Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai

4. Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin

5. Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian.

6. Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.

7. Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.

Siklus normal fungsi pembelian meliputi berikut ini

1. Penentuan kebutuhan, melalui Skedul Produksi Manufaktur, Penentuan Penggantian Persediaan (Inventory Replenishment Requirement), Penentuan Pembelian secara Khusus (Specialized Purchase Requirements), dan Kebutuhan Operasional Sehari-hari

2. Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan Permintaan Barang (Purchase Requisition) atau Perintah Kerja (Work Order) sampai penerbitan Pesanan Pembelian (Purchase Order).3. Prosedur tindak lanjut pemesanan.4. Penyelesaian proses pengiriman.5. Penyelesaian keuangan.

Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini.

1. Sasaran strategik fungsi pembelian.

2. Perencanaan operasional/induk

3. Tipe dan struktur organisasi pembelian.

4. Mekanisme pengendalian pembelian

Pada bab ini akan membahas audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan, konsep yang dicakup dengan review konsep pengakuan beban dan kewajiban dengan penekanan khusus pada kategori beban. Fokus utama dari bab ini adalah audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan

Topik-topik berikut yang terkait dengan proses pembelian :

Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh Jenis-jenis dokumen dan catatan Fungsi-fungsi utama Pemisahan tugas fungsi Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh Tiga jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam proses pendapatan adalah Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit Pembayaran kewajiban yang timbul dari transkasi pembelian Retur barang kepada pemasok secara tunai atau kredit

Jenis-jenis dokumen dan catatan Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses pendapatan : Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) Merupakan dokumen permintaan barang atau jasa dari individual atau departemen yang berwenang dalam perusahaan.

Pesanan Pembelian (Purchase Order) Dokumen ini mencantumkan deskripsi, kualitas, dan kuantitas, atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

Laporan Penerimaan (receiving report) Dokumen ini mencatat penerimaan barang. Faktur Vendor (Vendor Invoice) Dokumen ini merupakan tagihan dari vendor Voucher Dokumen ini seringkali digunakan perusahaan u

Page 2