Bagaimana cara membuat mailing di Word?

Cara Membuat Mail Merge – Pernahkah anda ingin membuat surat undangan untuk sebuah acara namun cukup merepotkan jika setiap akan mencetak undangan harus mengetikan manual dulu nama dan alamat dari si penerima undangan. Nah anda bisa mempersingkat pekerjaan anda dengan menggunakan bantuan program dari microsoft office bernama Mail Merge.

Dengan mail merge anda hanya melakuakn switch data nama penerima kemudian mencetaknya. Namun kita akan membutuhkan database dari microsoft excel. Namun tidak semua orang mengetahui cara ini. Karena sekilas membuat mail merge itu terlihat rumit.

Namun disini kami akan memberikan panduan cara mudah membuat mail merge di word dari data excel. Silahkan ikuti panduan lengkapnya berikut ini:

Baca juga: Tampilan Baru Microsoft Paint Windows 10

Daftar Isi

• Panduan Cara Membuat Mail Merge di MS Word
  • Posting terkait:

Panduan Cara Membuat Mail Merge di MS Word

1. Pertama buka microsoft excel anda. Kita akan membuat penyimpanan data disini namun kita harus memberi nama pada sheet kita dahulu. Berikut cara merename sheet di excel :
   

   Rename Sheet

2. Jika sudah, langkah selanjutnya adalah membuat tabel sesuai dengan data milik kita. :
   

   Tabel

3. Silahkan isi tabel dengan data kita. Jika sudah kemudian save.
4. Langkah selanjutnya adalah kita buka microsoft word. Disini silahkan anda desain format baku yang nantinya akan diisi dari data excel kita:
   

   Format pada Ms. Word

5. Kemudian ikuti setting berikut. Pada Ms. Word kita pilih menu Mailings >> Start Mail Merge >>Step by Step Mail Merge Wizard.
   

   Menu Mailings

6. Pada menu samping kanan atas pilih Select Document Type, pilih Letters >> Next:Starting Document.
   

   Document Type

7. Lihat pada menu Select starting document, pilih Use the current document >> Next:Select Recipients
   

   Starting Document

8. Lihat pada menu Select recipients > Pilih Use an existing list > Klik Browse > Pilih File Sheet Excel kita tadi > Pilih Next: Write Your Letter.
   

   

   Recipients

   

   Pilih Sheet

9. Kemudian untuk mengisi format yang sudah kita buat. Arahkan mouse ke format anda. Pilih tab Insert Merge Field > Pilih isi kolom dengan format anda :

   

   Menghubungkan file Ms. Excel dengan Ms. Word

10. Untuk melihat hasilnya anda bisa pilih menu Preview Result. Untuk mengganti data selanjutnya klik anak panahnya.

Simak Juga :  [Akurat] 10 Cara Cek Sony Xperia Asli dan Palsu

Buat kamu yang ingin belajar banyak hal materi pelajaran lengkap, kami sarankan juga untuk mencoba mengakses situs ruangguru.co.id untuk latihan belajar disana

Cara membuat mail merge di Word terbilang cukup mudah dan tidak membutuhkan langkah-langkah yang rumit. Mail merge sendiri adalah fitur yang dapat dimanfaatkan untuk membuat surat undangan yang dikirim dalam jumlah yang banyak. Jika tidak memanfaatkan fitur ini, kamu akan kesusahan menulis ratusan nama penerima secara manual.

Lantas, bagaimana cara membuat mail merge di Word dan apa saja fungsinya? Semua pertanyaanmu akan terjawab di artikel yang sudah Dewaweb rangkum di bawah ini. Yuk, simak!

Daftar Isi Tutup

Apa itu Mail Merge?

Fungsi Mail Merge

Cara Membuat Mail Merge di Word

1. Buka menu Mail Merge di Word

2. Tentukan format dokumen

3. Buat naskah dokumen di Worksheet

4. Pilih penerima dokumen

5. Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen

6. Atur tata letak data dan naskah

7. Periksa format dokumen

8. Simpan file mail merge

Penutup

Baca Juga: 10 Aplikasi Email Client Gratis untuk Menambah Produktivitasmu

Apa itu Mail Merge?

Mail merge adalah fitur yang berfungsi untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam jumlah banyak yang memiliki bentuk format sama. Fitur ini sangat berguna untuk mencetak atau mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima seperti undangan, surat keterangan karyawan, dan sebagainya.

Istilah “Mail Merge” bila diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia menjadi “Surat Massal”, sebab fitur ini awalnya digunakan untuk membuat surat dengan jumlah penerima yang banyak. Namun sekarang, fitur surat massal ini tak hanya digunakan untuk membuat surat, namun juga undangan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Penyedia Akun Email Gratis yang Terpercaya

Dalam membuat mail merge, ada dua komponen yang dibutuhkan yaitu:

• • Main Document: template atau naskah dokumen utama dengan format yang tidak berubah. Teks pada dokumen utama dijadikan sebagai format dasar surat yang akan dibuat. Contohnya template surat berikut ini:

• File Data Source: sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document. File data source bisa dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb. Contohnya seperti berikut:
  
  

Sebelum membuat naskah dokumen, sebaiknya kamu sudah memiliki file data sumber terlebih dahulu dalam format spreadsheet Excel.

Mail merge bekerja dengan mengimpor data dari sumber (spreadsheet), kemudian menggunakannya untuk menggantikan placeholder pada seluruh dokumen dengan informasi yang relevan sesuai dengan perintah.

Baca Juga: Lupa Password Gmail? Ini Cara Mengatasinya!

Fungsi Mail Merge

Mail merge ternyata bisa dimanfaatkan untuk membuat berbagai jenis dokumen dalam format elektronik ataupun cetak. Berikut ini beberapa contoh jenis dokumen yang bisa kamu buat:

• Surat
• Katalog
• Inventori
• Invoice
• Undangan
• E-mail campaign/penawaran
• Sertifikat, dan sebagainya

Baca Juga: Intip 5 Contoh Newsletter Ini untuk Inspirasi Email Marketingmu

Selain menghemat waktu, kamu juga dapat meningkatkan efektivitas pembuatan dokumen bila hendak membuat file dalam bentuk format yang sama.

Cara Membuat Mail Merge di Word

Jika kamu ingin mengetahui cara membuat mail merge di Word, berikut adalah langkah-langkah yang perlu kamu lakukan:

Tutorial di bawah ini menggunakan Microsoft Word 2015 dan sistem operasi MacOS. Beberapa langkah akan sedikit berbeda tergantung versi Word dan sistem operasi kamu.

Baca Juga: Cara Membuat Daftar Isi di Word yang Rapi dan Benar

Singkatnya, cara membuat mail merge di Word meliputi proses-proses berikut:

1. Membuat naskah dokumen atau template di Microsoft Word.
2. Membuat data source dalam format Excel, atau format lain yang didukung.
3. Mendefinisikan Merge Fields ke dalam naskah dokumen.
4. Menggabungkan data dengan template / naskah dokumen.
5. Menyimpan file.

Berikut tutorial lengkap cara membuat mail merge di Word:

1. Buka menu Mail Merge di Word

Buka Microsoft Word, klik menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge.

2. Tentukan format dokumen

Pilih jenis format dokumen yang ingin kamu buat. Kamu bisa memilih format surat, email, dan sebagainya.

3. Buat naskah dokumen di Worksheet

Buat naskah dokumen pada worksheet. Misalnya kamu akan membuat surat dengan format seperti berikut:

4. Pilih penerima dokumen

Setelah draft selesai dibuat, kembali pada menu Mailings kemudian klik Select Recipients.

Kamu bisa memilih recipients dari daftar yang sudah dibuat sebelumnya dalam format file Excel, Outlook Contact List, atau text files dengan klik Use an Existing List. Apabila kamu belum memiliki file data source, kamu bisa membuatnya dengan mengklik Create a New List.

5. Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen

Pada tutorial ini misalnya kamu sudah memiliki file data source (recipients) dalam format Excel seperti contoh berikut:

Jika sudah memiliki data source-nya, klik opsi Use an Existing List, lalu pilih file excel yang sesuai, kemudian klik Open.

Kemudian akan muncul dialog box Open Workbook seperti berikut. Kamu bisa memilih dokumen dalam Entire Workbook atau hanya pada Sheet tertentu saja dengan klik menu drop down Open Document in Workbook. Kemudian tentukan Cell Range pada file excel yang digunakan.

Penulisan cell range dipisahkan dengan simbol ( : ) yang berarti “sampai”. Pada contoh file excel di atas menggunakan Range A1 : C7, artinya cell A1 sampai C7. Jika sudah, klik OK.

Baca Juga: Pengertian Mailing List, Jenis, Fungsi dan Cara Mudah Membuatnya

6. Atur tata letak data dan naskah

Setelah terhubung dengan file data source, langkah selanjutnya yaitu mengatur tata letak antara data dan naskah agar sesuai.

Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks “Nama” pada naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data tadi. Letakkan kursor pengetikan di sebelah kata “Nama:” seperti contoh berikut. Kemudian klik submenu Insert Merge Field. 

Selanjutnya, pilih opsi yang sesuai dengan yang kamu inginkan. Misalnya pada contoh kamu ingin memasukkan data Nama di sebelah “Nama:”

Tampilan akan terlihat seperti berikut, kemudian ulangi cara yang sama untuk mengisi data-data yang diperlukan.

Jika sudah selesai, maka tampilan di file naskah worksheet akan terlihat seperti ini:

7. Periksa format dokumen

Tahap selanjutnya, kamu bisa mengecek hasil naskah dokumen dengan memilih opsi Preview Results.

Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini. Kamu bisa melihat hasil data yang lainnya dengan mengklik simbol next pada menu Preview Results. Tampilan worksheet akan menyesuaikan dengan data yang ada.

Kamu juga masih bisa mengubah file naskah yang ada. Misalnya pada contoh ini kamu akan menghapus teks “Nama”, “Alamat”, dan “No. Telp.” sehingga hasilnya menjadi seperti berikut. Jangan lupa cek kembali apakah data-data yang terisi sudah benar dengan mengklik Preview Results dan tombol next.

8. Simpan file mail merge

Tahap terakhir adalah menyimpan file. Klik submenu Finish & Merge yang ada pada menu Mailings. Kemudian akan muncul 3 opsi sebagai berikut:

• Edit Individual Document – untuk menyimpan file dalam dokumen baru. Hasil penyimpanan akan berisi dokumen Ms.Word baru dengan data sesuai data source. Jika di sumber data utama ada 10 data, maka akan muncul 10 file naskah berisi masing-masing data.
• Print Documents – untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Ms. Word, sehingga kamu perlu menggantinya secara berkala jika ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda.
• Send E-mail Massages – untuk mengirimkan file dalam format email.

Kamu tinggal memilih opsi di atas sesuai dengan yang diinginkan. Selesai! Kamu sudah berhasil membuat mail merge di Word.

Baca Juga: Apa Itu Spam Email? Penjelasan Lengkap dan Cara Mencegahnya

Penutup

Itulah penjelasan lengkap tentang cara membut mail merge di Word, pengertian, dan fungsi-fungsinya. Bagaimana? Cukup mudah, bukan? Semoga artikel ini membantu kamu yang ingin membuat surat undangan, ya. Dengan begitu, kamu tidak perlu memakan waktu yang lama untuk menulis nama-nama penerima undangan secara manual. Selamat mencoba! Jika berhasil, jangan lupa untuk meninggalkan komentar di bawah, ya.

Bagaimana cara mailing di Word?

Buka Microsoft Word. Klik menu Mailings dan pilih opsi menu Start mail merge. Pilih format dokumen yang ingin dibuat, seperti surat atau email. Selanjutnya, buat dokumen utama sesuai dengan format dokumen yang dipilih sebelumnya.

Apa Itu Mailing di Word?

Mail merge adalah fitur yang berfungsi untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam jumlah banyak yang memiliki bentuk format sama. Fitur ini sangat berguna untuk mencetak atau mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima seperti undangan, surat keterangan karyawan, dan sebagainya.

3 sebutkan langkah langkah dalam pembuatan mail merge pada MS Word?

Langkah Membuat Mail Merge di Word.

Membuat File Sumber Data. ... .

Membuat Naskah Utama. ... .

Menghubungkan Naskah Utama dengan Sumber Data. ... .

Buka fila naskah utama di Microsoft Word. ... .

Pilih menu Use Existing List. ... .

Pilih sheet data yang Sesuai. ... .

Mengatur Tata Letak. ... .

Insert Merge Field..

Langkah Langkah mail merge Excel to Word?

Pada dokumen Word, klik menu 'Mailings', kemudian klik 'Start Mail Merge'. Pilih jenis mail merge sesuai kebutuhan kamu. Berikutnya, pilih 'Select Recipient', kemudian klik 'Use Existing List…'. Pilih sumber data Excel yang akan dimasukkan ke dalam dokumen tersebut.