Show
Penjelasan: Pencatatan Surat menerima surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan. mencatat surat pada kartu kendali rangkap 3. menentukan kode surat. memberikan stempel/cap dinas pada surat. meneruskan kartu kedali 1, surat, dan lampiran kepada pengarah surat. memberi paraf pada kartu kendali 2, lalu diserahkan ke penata arsip.
Ø Dalam pengurusan surat keluar ini langkah pertama kali yang dilakukan adalah pembuatan konseep surat dimana pada pembuatan konsep surat ini dibuat oleh unit Kearsipan yang dibuat oleh bagian pelaksana dan pembuatan konsep surat ini dibuat oleh sekretaris Ø Lalu setelah itu langkah yang kedua adalah dimana apabila konsep surat telah selesai dibuat selanjutnya konsep surat tersebut diserahkan kepada pimpinan untuk meminta persetujuan dari konsep surat yang telah dibuat Ø Lalu selanjutnya setelah surat telah disetujui oleh pimpinan selanjutnya surat langsung diserahkan kepada unit pengolah dimana diserahkan pada bagian tata usaha untuk selanjutnya surat diketik oleh unit tata usaha , setelah surat telah selesai diketik selanjutnya adalah dibuatkan Kartu Kendali Rangkap 3 dan dibuatkan surat tindasanya ( copyan dari surat asli ) setelah keduanya dibuat KK 3 dan Surat Tindasanya disimpan pada bagian tata usaha Ø Lalu setelah itu Surat yang Asli dan beserta KK 1 dan KK 2 diserahkan pada bagian pencatat untuk di cek kembali selanjutnya KK 1 disimpan pada bagian pencatat Ø Selanjutnya KK 2 diserahkan pada bagian penataan untuk disimpan setelah dicek dan Surat yang Asli harus segera dikirimkan ke pada pihak yang dituju Prosedur pengurusan surat keluar biasa Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya. Adapun prosedur pengurusan surat keluar biasa, yaitu :
Perlengkapan pengurusan surat Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harus disediakan, antara lain:
Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu
Anda mungkin sudah tidak asing dengan penanganan surat masuk menggunakan buku agenda. Buku agenda sendiri digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sehingga memudahkan instansi/lembaga maupun perusahaan untuk melacak setiap surat. Selain dengan menggunakan buku agenda, penanganan surat masuk dan surat keluar juga bisa dilakukan menggunakan sistem kartu kendali. Apa Itu Kartu Kendali?Kartu kendali merupakan istilah yang kerap digunakan untuk menyebutkan kearsipan cara baru. Kartu kendali sendiri adalah lembaran isian berbentuk kartu yang bisa dipakai untuk mencatat berbagai hal, salah satunya surat masuk dan surat keluar. Penanganan surat masuk dan surat keluar dengan kartu kendali memiliki beberapa ciri antara lain:
Membedakan surat berdasarkan kategorinya bisa dilihat lewat beberapa karakteristik di bawah ini:
Kelebihan Penanganan Surat Masuk dengan Kartu KendaliKartu kendali memiliki sejumlah kelebihan antara lain lebih efisien daripada buku agenda, memudahkan dalam membedakan surat berdasarkan sifatnya, mencegah pencatatan berulang, memudahkan pengarsipan dan pelacakan surat yang sedang diproses. Meski begitu, kartu kendali yang dibuat secara manual tentu memiliki sejumlah risiko. Misalnya salah catat atau hilangnya salah satu dari lembar kartu kendali yang ada. Untuk mengatasinya, Anda bisa mengalihkan sistem penanganan surat masuk dengan menggunakan integraOffice Persuratan. Cek informasi detailnya di sini! Baca juga: https://integrasolusi.com/blog/pengelolaan-surat-keluar-dan-surat-masuk-dengan-buku-agenda/ https://integrasolusi.com/blog/apa-itu-agenda-surat-masuk-dan-keluar-simak-penjelasannya-berikut-ini/ https://integrasolusi.com/blog/agenda-surat-dan-keluar-definisi-dan-pentingnya-dalam-surat-menyurat/ https://integrasolusi.com/blog/pencatatan-surat-penting-untuk-perusahaan-ini-alasannya/ https://integrasolusi.com/blog/pencatatan-surat-3/ https://integrasolusi.com/blog/pencatatan-surat/ https://integrasolusi.com/blog/pentingnya-sistem-kartu-kendali-untuk-bisnis-dan-organisasi Academia.edu no longer supports Internet Explorer. To browse Academia.edu and the wider internet faster and more securely, please take a few seconds to upgrade your browser. |