Apa itu prinsip tata ruang kerja?

Kantor adalah tempat dilaksanakannya kegiatan-kegiatan yang menyangkut penanganan informasi, mulai dari pengumpulan, penerimaan, penyimpanan, pengolahan dan penyebaran informasi.

Pengertian Tata Ruang Kantor

Menurut Sedarmayanti (2009), tata ruang kantor dapat dinyatakan sebagai penataan dan penataan seluruh mesin kantor, peralatan kantor dan perabot kantor pada lokasi yang sesuai, sehingga karyawan dapat bekerja dengan leluasa, baik dan nyaman sehingga tercapainya efisiensi kerja.

Tata ruang kantor merupakan penyiapan peralatan dan perlengkapan kantor yang paling praktis dan efisien, sehingga para pegawai di kantor merasa nyaman, senang dan bebas dalam bekerja, sehingga tercapai tujuan perusahaan dengan biaya yang paling murah.

Tujuan Tata Ruang Kantor

Tujuan tata ruang kantor tentu bukan tanpa alasan, namun setiap organisasi dan perusahaan yang menerapkan tata ruang kantor yang baik memiliki tujuan yang sama yaitu meningkatkan efisiensi kerja karyawan.

Tujuan lain dari tata ruang kantor yang baik adalah sebagai berikut :

1. Ruangan dapat dioptimalkan sebaik mungkin
2. Pelayanan yang dibutuhkan akan selalu tersedia
3. Melakukan pengawasan terhadap para karyawan
4. Integrasi antar karyawan dapat tercapai
5. Memperlancar komunikasi antar karyawan
6. Mempermudah mobilitas tiap-tiap karyawan
7. Mengurangi kegaduhan atau kebisingan selama bekerja
8. Memberikan kenyamanan, keamanan dan kebebasan tiap pekerjanya.

Manfaat Tata Ruang Kantor

Manfaat dari tata ruang kantor yang baik sangatlah banyak, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Mencegah pemborosan waktu dan tenaga karyawan karena berjalan bolak-balik yang sebetulnya tidak efisien untuk dilakukan
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan bagi karyawan.
3. Memungkinkan pemakaian suatu ruang kerja secara efisien dan efektif karena dalam suatu luas tertentu dapat dipergunakan semaksimal mungkin oleh karyawan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
4. Mencegah para karyawan yang berada pada bagian lain terganggu oleh salah satu pihak yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Prinsip Tata Ruang Kantor

Prinsip-prinsip dari tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

1. Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus
2. Fungsi yang berhubungan dan sama haruslah diletakkan berdekatan
3. Pengaturan perkakas akan membuat pengawasan lebih mudah
4. Jangan dibuat permanen, agar fleksibel apabila terjadi perubahan
5. Harus ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan
6. Pekerjaan yang berpotensi menimbulkan suara gaduh harus dijauhkan dari yang lainnya
7. Ruang pimpinan diletakkan di tempat yang tenang karena pimpinan membutuhkan lebih banyak fokus
8. Pengaturan tata letak dapat membuat jarak tempuh karyawan lebih pendek sehingga menghemat banyak tenaga

8 poin di atas berarti harus menjadi perhatian bagi seluruh pihak yang berada dalam perusahaan karena hal tersebut nantinya akan menjadi satu hal yang penting untuk menunjang dari keseluruhan kinerja perusahaan.

Tata ruang kantor yang baik ternyata berpangaruh terhadap citra perusahaan. Jika penataannya baik, maka akan menunjukkan profesionalitas dari perusahaan tersebut.

Table of Contents Show

• Pengertian Tata Ruang Kantor
• Macam-macam Tata Ruang Kantor
• 1. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Office)
• 2.  Tata Ruang Kantor Tertutup/Bersekat (Cubicle Type Office)
• 3. Tata Ruang Kantor Berpanorama (Landscape Office)
• 4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office)
• Prinsip Tata Ruang Kantor
• Manfaat Tata Ruang Kantor
• Asas Asas Tata Ruang Kantor
• 1. Asas Jarak Pendek
• 2. Asas Rangkaian Kerja
• 3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan
• 4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
• 5. Asas Integrasi Kegiatan
• 6. Asas Kepuasan dan Keamanan Kerja untuk Karyawan
• Video yang berhubungan

Bukan cuma terlihat profesional saja, namun tata ruang kantor juga mempengaruhi efektifitas dan produktivitas dari karyawannya.

Agar tidak salah dalam menata ruang kantor, simak baik-baik artikel ini.

Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor itu apa? Apakah kantor yang terlihat bagus, rapi, efesien itu tercipta dengan sendirinya? Tentu saja tidak.

Istilah lain dari tata ruang kantor adalah office layout atau layout saja. Adapun pengertian tata ruang kantor menurut para ahli ada;ah sebagai berikut:

• Pendapat The Liang Gie “Tata ruang merupakan penyusunan alat yang tepat dan pengaturan kerja yang memberikan kepuasan untuk karyawan”.
• Menurut George Terry tata ruang kantor merupakan penentuan mengenai kebutuhan penggunaan ruang secara terperinci, untuk menyiapkan susunan dari faktor-faktor fisik  untuk pelaksanaan kerja dengan biaya yang cukup.
• Wallace, P.D menyatakan bahwa tata ruang kantor harus mengacu pada susunan yang sistematis dari mesin, furniture, dan fasilitas yang tersedia di dalam ruang kantor.
• Sedangkan menurut Gibson, P definisi tata ruang kantor adalah penataan semua fasilitas kerja dan tata ruang yang efektif didasarkan pada interaksi antara aliran kerja, peralatan, dan karyawan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa pengertian tata ruang secara umum adalah penyiapan dan penentuan secara terperinci yang sistematis terhadap kebutuhan, peralatan dan fasilitas yang ada di dalam suatu kantor.

Keuntungan dalam pengaturan tata ruang kantor menurut The Liang Gie adalah sebagai berikut:

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu.
2. Terjaminnya kelancaran proses pekerjaan
3. Pemakaian ruang kerja yang efisien
4. Mencegah pegawai dibagian lain terganggu.

Macam-macam Tata Ruang Kantor

Ada beberapa jenis tata ruang kantor, namun dalam memilihnya Anda perlu menyesuaikan dengan kebutuhan dan daya tampung karyawan.

Semakin banyak karyawan, Anda harus pandai mengatur ruangan supaya nyaman dan tidak  terlihat sumpek,

Berikut ini beberapa macam tata ruang yang dapat diaplikasikan dalam perusahaan anda.

1. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Office)

Jenis tata ruang ini merupakan desain yang paling banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan teknologi, start up, kreatif dan organisasi yang sedang berkembang.

Tata ruang ini merupakan ruangan besar tanpa penyekat yang ditempati oleh banyak karyawan dengan tujuan meningkatkan kerja sama antar karyawan.

Karena ruangan ini tanpa penyekat, setiap karyawan bisa saling berkomunikasi sehingga pekerjaan sehingga produktifitas pekerjaan meningkat. Bahkan dengan konsep ini bisa mendorong proses kreatifitas seorang karyawan .

Faktor yang harus diperhatikan dalam penggunaan konsep tata rung ini menurut Quible adalah sebagai berikut:

• Harus minim dinding permanen
• Dalam penempatan unit kerja harus meminimalisir terjadinya tumpang tindih dan penyimpangan pekerjaan.
• Menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dengan memberikan perhatian khusus terhadap gangguan suara.
• Kontrol AC dan kelembaban terpusat, supaya mudah untuk dikendalikan.
• Furniture dan pola warna harus tepat, ini bisa menjadikan suasana dan lingkungan kantor kondusif.

Konsep tata ruang ini mempunyai kelebihan sebagai berikut:

1. Mudah dalam proses pengawasan, dekorasi, pengaturan udara, dan pengaturan cahaya.
2. Fleksibel, sangat mudah merubahnya dan tidak membutuhkan biaya yang mahal.
3. Biaya lebih murah untuk perawatan ruangan, peralatan, perlengkapan dan lain-lainnya.
4. Komunikasi dan koordinasi antar karyawan sangat mudah.
5. Penggunaan peralatan, perlengkapan dan pencahayaan lebih hemat.
6. Biaya instalasi lebih murad dari pada menggunakan konsep bersekat/berkamar.

Untuk kekurangannya adalah sebagai berikut:

1. Memungkinkan terjadinya kebisingan dan kegaduhan.
2. Karena terbuka, karyawan menjadi sulit melaksanakan pekerjaan dengan peuh konsentrasi.
3. Tidak tampak jelas batar kedudukan antara pimpinan dan bawahan.
4. Pekerjaan yang bersifat rahasia sangat suluk untuk dilaksanakan.
5. Memungkinkan banyaknya tumpukan berkas pekerjaan lainnya. Sehingga terlihat kurang enak untuk dipandang.
6. Kurang efektif untuk karyawan dengan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi seperyi departemen administrasi keuangan.

2.  Tata Ruang Kantor Tertutup/Bersekat (Cubicle Type Office)

Berbeda dengan tata ruang kantor terbuka, tata ruang ini memiliki sekat dan batasan sehingga antara divisi satu dengan divisi lainnya berbeda ruangan.

Tata ruang ini merupakan penataan dan pengaturan ruangan yang tertutup antar divisi. Bentuknya mirip dengan kamar-kamar dan dipisahkan oleh sekat, pembatas, dan tembok.

Adapun kelebihan dari konsep tata ruang ini adalah sebagai berikut:

1. Karyawan bisa berkonsentrasi dengan pekerjaannya, karena pandangan mereka dibatasi oleh sekat-sekat yang menutupi ruangan mereka.
2. Terjaminnya kerahasiaan atau privasi suatu jenis pekerjaan khusus yang membutuhkan kerahasiaan.
3. Kewibawaan pemimpin akan lebih terjaga, sebab ruang kerja pada masing-masing divisi terpisah.
4. Kebersihannya ruang kerja terjamin, karena tiap karyawan memiliki tanggung jawab terhadap ruang kerja yang ditempatinya.

Untuk kekurangan konsep tata ruang ini adalah sebagai berikut:

1. Kurang lancarnya komunikasi antar pegawai karena adanya sekat pemisah, maka akan berkurang juga kesempatan melakukan komunikasi dengan kryawan lain.
2. Biaya lebih mahal, sebab untuk pengadaan dan perawatan sekat membutuhkan biaya yang tidak sedikit.
3. Kurang fleksibel jika ada perubahan atau perombakan ruangan.
4. Karena ruang kerja tertutup, pemimpin menjadi kesulitan untuk melakukan pengawasan terhadap karyawannya.
5. Membutuhkan ruang yang luas untuk meletakkan peralatan dan perlengkapan kantor.

3. Tata Ruang Kantor Berpanorama (Landscape Office)

Tata ruang ini merupakan konsep yang paling unik, karena tata ruang ini mengaplikasikan ornamen bunga dan dekorasi lainnya sehingga terlihat indah. Banyak perusahaan kreatif dan agency yang mengaplikasikan tata ruang ini.

Untun Anda yang menginginkan suasana kantor yang tidak monoton dan dinamis, mungkin konsep ini sangat tepat untuk diaplikasikan.

Dengan tata ruang yang indah, segar, dan enak dipandang maka suasana akan terlihat menyenangkan dan produktivitas pegawai pun lebih baik.

Kelebihan dari tata ruang ini adalah sebagai berikut:

1. Para pegawai akan betah dan nyaman dalam melaksanakan aktifitas kerjanya.
2. Ruang kantor terlihat segar karena banyak tanaman.
3. Bisa meminimalisir kepengapan kantor karena suplai oksigen yang banyak.
4. Meningkatnya produktivitas kerja karena pegawai betah nyaman.
5. Tidak membutuhkan lampu dengan pecahayaan yang tinggi, karena banyak cahaya yang berasal dari luar ruangan.

Kekurangan dari konsep tata ruang ini adalah sebagai berikut:

1. Membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk membuat dekorasi dan tanaman.
2. Cuaca bisa mempengaruhi kinerja pegawai. Misalnya hujan dengan intensitas tinggi disertai petir akan mengurangi konsentrasi para pegawai.
3. Perawatan dan pemeliharaan membutuhkan biaya yang cukup mahal.
4. Membutuhkan tenaga ahli dengan biaya yang tidak murah.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Office)

Tata ruang ini merupakan salah satu konsep yang sering dijumpai. Konsep ini menggabungkan semua konsep yang sudah saya bahas diatas bertujuan untuk mempermudah karyawan untuk bekerja.

Jika kesulitan dalam memilih jenis ruang yang tepat, tata ruang ini mungin bisa menjadi solusi untuk anda.

Konsep gabungan ini mempunyai kelebihan antara Lain:

1. Pegawai bisa leluasa memilih ruang kerja yang sesuai dengan keinginannya
2. Bisa meninggkatkan mood dan produktivitas pegawai.
3. Ruang kantor mudah disesuaikan dan dinamis.
4. Menurunkan tingkat stress pegawai saat bekerja

Kekurangan dari konsep ini adalah sebagai berikut:

1. Perawatan membutuhkan biaya yang tinggi.
2. Ruang kantor membutuhkan area yang sangat luas.
3. Desain kantor tidak rapi dan tidak jelas.

Konsep ini juaga digabungkan dengan jenis kantor yang ramah lingkungan seperti office container. Kontainer sangat mudah untuk dimodifikasi sesuai dengan keinginan Anda. Biayanya pun lebih murah dan sangat fleksibel untuk dipindah-pindah tempat.

Prinsip Tata Ruang Kantor

Dalam menata ruang kantor, Anda harus memperhatikan pedoman dalam penataanya supaya tercipta ruangan kantor yang baik, tepat, dan efisien.

Menurut Moekijat, prinsip-prinsipnya adalah sebagai berikut:

• Pekerjaan harus mengalir dalam garis lurus secara terus menerus.
• Seksi-seksi yang mempunyai fungsi yang sama harus ditempatkan berdekatan.
• Kelompokkan pelayanan pusat seperti pusat stenografi harus ditempatkan dekat dengan pegawai yang bertanggung jawab mengurusnya.
• Perlengkapan dan perkakas harus diatur secara garis lurus dan simetris dengan menempatkan dengan menempatkan beberapa meja dan kursi untuk pengawas.
• Jika ada penambahan ruangan, haruslah cukup untuk kebutuhan pekerjaan dan kesenangan pegawai.
• Menyeragamkan ukuran perkakas dan perlengkapan agar lebih fleksibel dan serasi.
• Ruangan harus luas agar ketika ada orang berjalan tidak menyentuh bangku pegawai.
• Menghadapkan pegawai kearah yang sama kemudian tempatkan pengawas dibelakangnya.
• Agar tidak ada pegawai yang menghadap pada sumber cahaya yang tidak disukai, maka susunlah meja dengan rapi.
• Atur meja, sehingga cahaya matahari cukup datang pada sebelah kiri.
• Agar tidak menggangu pegawai lainnya, perlengkapan deengan suara yang gaduh harus dipisahkan.
• Menempatkan pegawai yang pekerjaanya memerlukan banyak konsentrasi diruangan yang cukup luas.
• Agar tidak menggangu bagian-bagian lainya, divisi yang mempunyai hubungan dengan masyarakat harus ditempatkan di ruangan yang mudah didatangi.
• Ruangan luas yang luas memberikan fleksibilitas yang besar agar memudahkan arus pekerjaan.
• Lebih baik menggunakan ruang yang luas daripada banyak ruangan kecil yang luasnnya sama.
• Menggunakan meja dan kursi dengan ukuran sama dalam sebuah ruangan.
• Kurangilah menunggu waktu dan berjalan-jaln didalam ruangan.
• Letakkan perlengkapan kantor dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
• Membuat gang yang cukup luas dengan luas yang cukup
• Tempatkan dekat jendela untuk pekerjaan yang rumit dan membutuhkan penerang.
• Ruang lantai harus dari rintangan meja lemari atuapun lainnya.

Manfaat Tata Ruang Kantor

Menurut Sukoco, tata ruang kantor mempunyai banyak manfaat. Salah satunya adalah memberikan kesan  yang baik terhadap pelanggan dsan konsumen, ini merupakan nilai lebih pada kantor Anda supaya terlihat profesional dalam bekerja.

Selain itu manfaat lainnya antara lain

• Menggunakan setiap sudut ruangan dengan optimal
• Bisa menciptakan lingkungan kerja yang menyenangkan, bersih, dan aman.
• Menghindarkan dari pemborosan kegiatan, misalnya tidak sulit mencari peralatan dan tidak sulit pula mencari dokumen ataupun berkas-berkas.
• Menjadikan karyawan cekatan dan profesional.
• Mengurangi biaya operasional dalam mengelola kantor.
• Mengurangi gerak kerja yang tidak berguna, misalnya berjalan jauh yang menimbulkan kelelahan.
• Menciptakan tempat kerja yang nyaman sehingga pegawai tambah produktif.
• Alur pekerjaan menjadi lebih jelas.
• Kedisiplinan para pegawai menjadi meningkat.

Asas Asas Tata Ruang Kantor

Untuk menata kantor, anda tidak boleh sembarangan dan perlu memperhatikan penataanya. Berikut ini merupakan asas asas dalam menata kantor:

1. Asas Jarak Pendek

Agar pekerjaan berjalan efektif, Anda harus wajib menciptakan kondisi alat dan perabotan tidak berjauhan. Jadi dalam hal ini meja dengan alat-alat yang dibutuhkan harus saling berdekatan.

2. Asas Rangkaian Kerja

Penataan ruang kerja yang baik itu wajib menempatkan alat-alat dan kryawan dalam satu rangkaian dan urutan yang sejalan.

3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan

Penting untuk mempertimbangkan penggunaan ruangan baik, agar tidak ada ruangan yang tidak terpakai dan kosong.

4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Tata ruang yang baik adalah tata ruang yang fleksiblel, karena tidak memerlukan biaya yang tinggi untuk mengubah dan menyusunya.

5. Asas Integrasi Kegiatan

Wajib mengitergrasikan antar bagian yang ada di suatu organisasi, baik tata ruang maupun peralatan. Hal ini penting karena semua saling berkaitan dan terintergrasi secara harmonis.

6. Asas Kepuasan dan Keamanan Kerja untuk Karyawan

Keamanan dan kepuasan kerja para karyawan sangat penting, kantor wajib membuat pegawai aman,nyaman, agar perusahaan bisa terwujud.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan prinsip tata ruang kerja kantor?

Apa saja prinsip tata ruang?

Jelaskan apa yang dimaksud dengan tata ruang?

Apa tujuan dari tata ruang?