Alur Penyimpnanan Arsip Dinamis dengan Sistem Berkas Show Skema Penympanan Arsip Dinamis dengan Sitem Berkas Pasal 1 ayat 17 pada Permenpan Nomor 13 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis :
Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis. Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis Tujuan penataan berkas:
Prinsip Penataan Berkas, lebih lengkapnya bisa dilihat disini, ada yang disebut Dosier, Seri, dan Rubrik/Subjek.
Setiap folder bisa berisi satu berkas yang disusun secara Dosier (arsip disusun atas dasar kesamaan urusan dalam satu berkas, contoh Berkas Proyek Renovasi gedung Kantor utama (April – Oktober 2012), atau disusun secara Seri (arsip disusun atas dasar kesamaan jenis dalam satu berkas, contoh Seri Surat Edaran tahun 2009), atau beberapa berkas arsip yang disusun berdasarkan Rubrik/Subjek (arsip disusun atas dasar kesamaan masalah dalam satu berkas, contoh Berkas Pembelian ATK, 2012 ). Dosier, Seri dan Rubrik adalah bentuk-bentuk penyusunan sekumpulan arsip dalam satu berkas. Alat pemberkasan:
Tahap-tahap Pemberkasan Praktek penataan berkas Daftar Isi Berkas Cuti Tahunan ini ditempel di bagian depan folder Cuti Tahunan Daftar Isi Berkas DP3 ini ditempelkan di bagian depan Folder DP3 Daftar Berkas ini di tempel di box atau di laci filling cabinet Klasifikasi Arsip:
INDEKS:
PENULISAN INDEKS NAMA ORANG:
Contoh penulisan Index berdasarkan nama orang dengan sistem Straight Order Contoh penulisan Index berdasarkan nama orang dengan sistem Indexing Order PENULISAN INDEKS ORGANISASI: Contoh penulisan Indeks berdasarkan Nama Organisasi GUIDE atau SEKAT:Contoh bentuk guide atau sekat Jenjang Masalah:Jenjang Masalah Penyekat PRIMER berisi Pokok Masalah, yaitu bagian utama dalam file Penyekat SEKENDER berisi Sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks: menunjuk urusan kegiatan, masalah khusus Penyekat TERTIER berisi Sub-sub Masalah, yaitu bagian yang menunjukkan pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks, menunjukka urusan subkegiatan, submasalah khusus Folder berisi Berkas/surat
Ada 3 macam folder yaitu:
Bentuk folder denga tab diatas beserta ukurannya Huruf dan Label di Tab. Judul atau label dari secarik kertas yang ditempel pada tab folder. Hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan yaitu haruslah label tsb tidak mudah rusak, jelas, mudah dibaca. Dalam memberkaskan arsip dikenal prosedur (CARA A) sebagai berikut:
Tunjuk Silang Langsung
Pengindeksan (Indexing), adalah kegiatan menetapkan kata tangkap dari arsip yang akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung cara pemberkasan yang digunakan. Pada sistem alfabetis kata tangkapnya adalah nama (orang, badan usaha, nstansi dsb.). Kata tangkap pada sistem numerik adalah kode angka, kata tangkap pada organisasi yang sudah memiliki klasifikasi arsip adalah kode klasifikasi. TAta cara dalam penentuan indeks antara lain: 1) Indeks harus singkat, jelas mewakli isi arsip 2) Indeks harus mengandung makna tunggal, tidak ganda 3) Kata yang digunakan harus sudah lazim 4) Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya 5) Indeks harus kata benda atau yang dibendakan Contoh arsip-arsip yang disimpan dalam 1 berkas
|